طراحی با استفاده از Apply design

در اثر Right click روی اسلاید زمینه دیگری با نام Apply design را انتخاب می کنیم پنجره ای ظاهر می شود که نمونه های Template را در اختیارمان قرار می دهد که می توان طرح های قبلی را با این طرح ها جایگزین کرد. با Right click روی اسلاید گزینه Slide color scheme را انتخاب می کنیم و روی اسلاید های موجود اثر آن را امتحان کنید.

یک اسلاید می تواند یک Comment box (جعبه توضیحات ) داشته باشد که در صورت نیاز بتوان از آن استفاده نمود برای اضافه کردن توضیح به یک اسلاید از منوی Insert گزینه Comment را انتخاب می کنیم. برای این که یتوانید نام نویسنده جعبه توضیحات را به نام خودتان تغییر دهید کافی است در منوی Tools گزینه Option را انتخاب کنید و در قسمت General/ User information نام خودتان را تایپ کنید . از این پس با اضافه کردن جعبه توضیحات نام نویسنده این Box با نام خودتان ظاهر می شود. برای پنهان کردن یا آشکار کردن جهبه توضیحات، از منوی View گزینه Comment را انتخاب می کنیم . در این حالت هر چند تعداد Comment که در اسلاید داشته باشیم آشکار یا پنهان می شود.

آشنایی با پنجره New slide و معرفی چند Layout

برای باز شدن پنجره New slide کافی است از منوی Insert گزینه New slide یا فشار دادن کلید های ترکیبی Ctrl+M استفاده کنیم.
در این پنجره 24 طرح موجود است که می توانیم مرتبط با موضوعی که می خواهیم اسلاید را طراحی کنیم نمونه مورد نظر را انتخاب کنیم.

اولین Layout با Title slide (اسلاید عنوان ) معرفی می شود که معمولاً برای انتخاب اولین اسلاید استفاده می شود.

دومین Layout اسلایدی است که در آن اقدام به تایپ متن می کنیم که این متن در یک ستون نوشته می شود.

نکته :
کلیه Layout ها دارای یک عنوان جداگانه در قسمت بالای اسلاید برای خود هستند به غیر از Blank

سومین Layout مخصوص نوشتن متن به صورت 2 ستونه می باشد.

چهارمین Layout برای ایجاد جدول در اسلاید می باشد که با انتخاب این گزینه و دبل کلیک روی نماد جدول پنجره ای ظاهر می شود که در آن می توانیم تعداد سطر ها و ستون ها را مشخص کنیم. مثلاً با وارد کردن عدد 4 برای Columns و عدد 3 برای Rows جدولی با 4 ستون و 3 سطر رسم کنیم. ( نوار ابزار Table  )

پنجمین Layout -Text & Chart پنجمین Layout را می توان با متن و نمودار پر نمود که با انتخاب این اسلاید روی نماد Chart دبل کلیک می کنیم . در این لحظه پنجره Power Point شبیه پنجره Excel در می آید و با پر کردن داده دلخواه درون جدول فعال شده و می توان با Right click کردن در محیط نمودار شکل ظاهری نمودار را نیز تغییر داد.

هفتمین Layout -Organization chartاست که می توان از آن برای رسم نمودار های سازمانی استفاده کرد که با Double click روی نماد آن در داخل اسلاید پنجره Microsoft organization chart باز می شود که با محیط آن آشنا می شویم.
در این پنجره در قسمت Chart title می توانیم عنوان مناسبی برای نمودار سازمانی وارد کنیم.
معمولاً در نمودارهای سازمانی مدیر در رأس و در Box manager قرار می گیرد. بقیه همکاران را می توان در قسمت های مختلف نمودار وارد نمود .
در منو های موجود در این پنجره گزینه هایی وجود دارد که به راحتی می توانید عملکرد آنها را روی نمودار پیاده سازید. به طور مثال در منوی View میزان Zooming را تنظیم می کنیم یا در منوی Styles شکل ظاهری نمودار را تغییر دهیم . هم چنین می توان از منو های دیگر برای تهیه رنگ ؛ تغییر فونت و .... استفاده کرد.
برای بردن نمودار آماده شده به داخل اسلاید اصلی از منوی File گزینه Close and return to presentation 1 … را انتخاب میکنیم و در پاسخ پنجره ای که باز کلمه Yes را می زنیم مجدداً به پنجره New slide برمی گردیم.

Layout شماره 8 : در این Layout می توانیم فقط اقدام به ایجاد نمودار کنیم.

Layout شماره 10-9: وارد اسلاید می شویم و توسط گیره هایی ( Handle ) که اطراف تصاویر ایجاد شده اند می توانیم اندازه آن را تغییر دهیم. هم چنین با قرار دادن مکان نما در مرکز شکل اقدام به جابجایی نمود. با فعال شدن تصاویر نوار ابزار Picture ظاهر می شود. اگر این نوار ابزار را نمی بینید همان طور که قبلاً گفته شد از منوی View/ Toolbars/ Picture را فعال می کنیم که با گزینه های موجود در این نوار می توانیم تصویر را به دلخواه تغییر دهیم. مثلاً میزان رنگ های به کار رفته را کم یا زیاد کرد یا شدت نور را کاهش یا افزایش داد. یکی از ابزار های این نوار Crop می باشد که برای برش قسمتی از تصور از آن استفاده می شود. هم چنین ابزار Recolor picture که عملکرد جالبی دارد با انتخاب این گزینه لیستی از رنگ های استفاده شده در تصویر نشان داده می شود و قسمتی که می توانیم این رنگهای Original را تغییر دهیم. مثلاً می توان تمام رنگ های سبز به کار رفته در تصویر را به رنگ زرد تبدیل کرد. با استفاده از ابزار Format picture هم می توان کادری برای شکل در نظر گرفت و رنگ و ضخامت خط این کادر را نیز تغییر داد.

گزینهReset picture باعث می شود تمام تغییرات داده شده در تصویر نادیده گرفته شود و تصویر به همان شکل قبلی که وارد شده بود در آید.
کار ابزار Set transparent color و Insert picture from file به عهده خود شما گذاشته می شود

 Layout شماره 11 : ( Title only ) فقط دارای عنوان است.
Layout شماره 12 : که Blanc است و در این اسلاید حتی عنوان هم دیده نمی شود و به کاربر اجازه می دهد تا به دلخواه موارد مورد نظر را اضافه کند.
بقیه Layout ها هم عملکردی مشابه موارد ذکر شده دارند.
استفاده از Master و ضرورت استفاده از آن : (View/ master/ Slid Master )

برای اعمال تعییرات کلی در اسلاید از گزینه Slide master که همه موارد اسلاید ها را کنترل می کند یا از Title master که فرمت اسلاید های عنوان را کنترل می کند استفاده می کنیم.
همه اسلاید های کادر در آغاز بر مبنای Slide master قالب بندی می شوند. مثلاً اگر از قسمت Presentations در منوی New اسلایدی را انتخاب کنیم و بخواهیم تغییری در تمامی آنها اعمال کنیم از Master استفاده می کنیم. می توان عنوان اسلاید ها و همچنین اطلاعاتی را که در منطقه های Date، Footer، Number ظاهر می شوند فرمت کرد. همچنین اگر تصویری را به Master اضافه کنیم به این مناسبت که به کلیه اسلاید ها این تصویر اضافه شده حتی با اضافه کردن (Ctrl + M) نیز مشاهده می کنیم که تغییر اعمال شده در اسلاید جدید هم دیده می شود.

استفاده از Master باعث جلوگیری از انجام کارهای تکراری می شود و هم چنین می توان به راحتی تنظیم ها را قبل از شروع کار انجام داد و تا به آخر از آن استفاده نمود. در Master جاجایی اشکال گرافیکی و هم چنین تغییر رنگ آنها نیز به راحتی انجام می گیرد که در حالت عادی ممکن نیست و فقط وقتی که در Master هستیم مجاز به انجام چنین کاری می باشیم. همچنین در درون Slide Master چندین ورودی متن نشان داده می شود . هر یک از این ورودی ها معادل یک سطح از متن روی اسلاید هستند که قبلاً در این مورد در قسمت Outline صحبت شد که می توانید برای هر یک از سطح ها فرمت متناسبی را بقیه در نظر گرفت ( نوع قلم ، رنگ قلم، اندازه قلم، انتخاب)
Bullet
Bullet ها نمادهای گرافیکی کوچکی هستند که معمولاً در ابتدای سطر آورده می شود . برای دسترسی به این نمادها میتوان از منوی Format گزینه Bullet را انتخاب کرد و از جدول باز شده متناسب با موضوع ، Bullet را انتخاب نمود.
نکته :
ابزار Bullet که در نوار ابزار Formatting وجود دارد صرفاً برای فعال و غیر فعال کردن آن در متن می باشد.
نکته :
با پایین نگه داشتن کلید Shift روی نمای Slide show می توان به Title Master دسترسی پیدا کرد.
Title Master :همانطور که در بالا گفته شد می توان با کلید Shift روی نمای Slide View به این حالت دسترسی پیدا کرد یا از منوی View از گزینه Master و سپس Title Master را انتخاب نمود.
تغییرات داده شده در این قسمت باعث اثر گذاری روی اسلایدهای عنوان می شود و بقیه اسلایدها این تغییرات را نمی پذیرند.
این امر در مورد قبلی یعنی Slide Master صادق است. یعنی تغییراتی که در آن قسمت می دهیم، روی اسلایدهای عنوان اعمال نمی شود.

ایجاد پیوند در Power Point

در Power Point می توان متن ، تصویر و کلید های عملیاتی را با ایجاد پیوند یا Link به دیگر اسلاید ها هدایت نمود. برای این کار کافی است آیتم مورد نظر را انتخاب کرده و از نوار ابزار استاندارد گزینه Insert Hyperlink را انتخاب می کنیم. روش دیگری برای اعمال Link به آیتم ، راست کلیک بر روی آن و انتخاب Hyperlink است.
با انتخاب این گزینه پنجره ای باز می شود که با انتخاب Existing file or Webpage ، می توان به سایت های اینترنتی یا فایلهای موجود در کامپیوتر عمل Link را انجام داد.
گزینه Place in this Document ، لیست اسلایدهایی را که فایل جاری ایجاد کرده است را در اختیار شما قرار می دهد که با انتخاب هر کدام از آنها می توان لینک به شماره اسلاید مربوطه انجام داد .
نکته :
هنگامی که در Power Point اقدام به ایجاد Link می کنیم، حتماً باید در نمای Slideshow قرار بگیریم تا نتیجه حاصل را بتوان مشاهده نمود.
متن هایی که Link شده اند تغییر رنگ داده و Underline می شوند.
ایجاد دکمه های عملیاتی برای ارتباط بین اسلاید ها : فرض کنید روی پرونده ای کار می کنید که در مورد رشته های Office توضیح می دهد. طبیعتاً اولین اسلایدی که ایجاد می کنید لیستی از رشته های Office است که با قرار گرفتن روی هر کدام از رشته ها ، پیوند به اسلایدی که توضیح در مورد آن رشته را می دهد دارید. برای بازگشت به اولین اسلاید باید دائم دکمه Previous را بزنیم تا به اسلاید اول برسیم. پس بهتر است دکمه ای در هر اسلاید تعبیه کنیم تا در هر شماره اسلایدی که باشیم ما را به اولین اسلاید هدایت کند. همچنین دکمه هایی مانند Back ، و Forward که بتوان راحت تر بین اسلاید ها جابجا شد.
برای درج دکمه های عملیاتی از نوار ابزار Drawing از گروه Auto Shape می توان Action Buttons را انتخاب نموده و یا از منوی Slide show این گزینه را فعال نمود. هر کدام از دکمه ها عملکرد خاصی را دارند که با ثابت نگه داشتن ماوس روی آن ها مشخص می شود . همچنین می توانیم خودمان برای دکمه ها عملکردی تعریف کنیم.
یکی از دکمه ها ، مثلاً Home، را انتخاب می کنیم و با Drag روی اسلاید در محل مناسب قرار می دهیم. به محض این که دکمه روی صفحه قرار گرفت پنجره Action Setting باز می شود که در قسمت Hyper link to ، لیستی از عملکرد دکمه ها مشاهده می شود. به طور مثال Last Slide viewed ، ما را به آخرین اسلاید مشاهده شده می برد و یا اگر URL را انتخاب کنیم ، می توانیم با دادن آدرس سایت اینترنتی دلخواه ، برنامه را توسط این دکمه به آن سایت هدایت کنیم.
اگر بخواهیم دکمه ای داشته باشیم که ما را به یکی از فایل های ذخیره شده در Power Point هدایت کند ، گزینه Other PowerPoint Presentation را انتخاب می کنیم.
همچنین می توانیم دکمه های عملیاتی را خودمان طراحی کنیم. به این شکل که با یکی از ابزار های Drawing شکلی بر روی اسلاید می کشیم . سپس وقتی که به حالت انتخاب است روی آن راست کلیک می کنیم و گزینه Action Setting را انتخاب می کنیم و در لیست موجود در Hyperlink عملکردی برای آن تعریف می کنیم. همچنین می توانیم در پنجره Insert Hyperlink برای دکمه، Screen Tip تعریف کنیم و در Slide Show مشاهده کنیم.

Setup Show :

پنجره Setup Show را می توان از منوی Slide Show ظاهر کرد. در این پنجره تنظیماتی انجام می دهیم که روی نمای Slide Show می توانیم نتیجه آن را با انتخاب یکی از سه راه زیر مشاهده کنیم :

: Presented by a Speaker - Full screen :1 نمایش اسلاید در حالت تمام صفحه که حالت پیش فرض نمایش در Power Point است.
: Browsed by an Individual - window :2 نمایش Slide show در داخل یک پنجره
: Brows at a kiosk - Full screen :3 نمایش Slide show به صورت تمام صفحه با این تفاوت که در این حالت راست کلیک روی Slide show عمل نمی کند.

Loop Continuously until "Esc"
با فعال کردن این گزینه نمایش اسلاید ها در Loop یا حلقه افتاده و وقتی به آخرین اسلاید برسیم مجدداً نمایش اسلاید ها از اول آغاز می شود. این کار تا وقتی که کلید "Esc" را بزنیم ، ادامه پیدا خواهد کرد.

Show without Narration
اگر نمایش اسلاید ها همراه با سخنرانی باشند ، با انتخاب این گزینه این امکان غیر فعال می شود.

Show without Animation
با انتخاب این گزینه امکان انیمیشن یا متحرک سازی اسلاید ها غیر فعال می شود و حتی اگر برای آنها انیمیشن در نظر بگیریم ، اسلایدها بدون آن نمایش داده می شوند.

Show Scrollbar
این گزینه وقتی فعال است که حالت Browsed by an Individual را انتخاب کرده باشیم و باعث آشکار شدن Scroll bar در پنجره می شود.
در قسمت Slides در پنجره Setup Show ، با انتخاب All نمایش اسلایدها به ترتیب ایجاد و نشان داده می شوند. در قسمت بعدی می توان حالت نمایش را با دادن شماره اسلاید تعیین نمود. بطور مثال از اسلاید 5 تا اسلاید 14  .

Custom Show
اگر این گزنه غیر فعال است ، پنجره را ببندید و از منوی Slide show این گزینه را انتخاب کنید. پنجه custom Show ظاهر می شود که با زدن دکمه New می توانیم نام مناسبی را برای نمایش بگذاریم و نمایش اسلاید ها را با انتخاب اسلاید و زدن کلید Add سفارشی کنیم. در این حالت نمایش اسلاید ها می تواند به طور دلخواه انتخاب شود. مثلاً اگر اول اسلاید 7 را انتخاب کنیم و بعد اسلاید 12 ،سپس 18 و .... . مشاهده می کنید که در این حالت خودمان ترتیب نمایش اسلاید ها را انتخاب می کنیم.
به پنجره Setup Show برمی گردیم. این قسمت با تنظیم قبلی فعال شده و می توانیم از آن استفاده کنیم. در قسمت Advanced Slides می توانیم نحوه نمایش را با انتخاب گزینه Manually ( به طور دستی ) یعنی با زدن کلید Enter کلیک ماوس انجام دهیم.
اگر تنظیمات زمان گذاری شده را قبلا انجام داده باشیم می توان با انتخاب Using Timing if Present نمایش اسلایدها را با توچه به زمان داده شده نشان داد.

Slide Transition
از منوی File گزینه New و سپس تب Presentation را انتخاب کنید و نمونه ای را برگزینید. مثلاً Generic به نمای Slide Sorter بروید در نوار ابزار اختصاصی این نما اولین گزینه یعنی Transition Effect را باز کنید. با انتخاب هر کدام از گزینه های این بخش می توانیم جلوه ای را برای جابجایی بین اسلاید ها انتخاب کنیم و در اسلاید انتخابی نتیجه کار را مشاهده کنید. در اینجا می توانید این تنظیم را برای تک تک اسلاید ها انجام دهید.
با اعمال این Effect ها به هر اسلاید ، علامت Slide Transition در پایین اسلاید ظاهر می شود که نشان دهنده این موضوع است که این اسلاید این جلوه را دریافت نموده . اما اگر بخواهیم به تمام اسلاید های موجود یک Effect واحد اعمال کنیم ، تا هنگام رفتن به اسلاید بعدی نشان داده شود ، مراحل زیر را دنبال می کنیم :
منوی Slide show گزینه Slide Transition را انتخاب می کنیم. در این پنجره نیز لیستی از جلوه ها که در Slide sort وجود داشته دیده می شود و می توان سرعت جابجایی را بین اسلاید با یکی از سه گزینه Slow آهسته ، Mediumمتوسط و Fast سریع مشخص نمود.
در قسمت Advance ، که بسیار مهم هم می باشد شما می توانید انتقال به اسلاید بعدی را با کلیک ماوس و یا به طور اتوماتیک Automatically After تنظیم کنید. در قسمت آخر می توان زمان را بر حسب دقیقه و یا ثانیه تنظیم نمود. پس هر عددی که در این قسمت وارد کنید مقدار زمانی است که بین جابجایی که طول می کشد و به این طریق می توان بدون هیچ گونه کنترلی نمایش اسلاید ها را نشان داد. همچنین در قسمت Sound می توان برای این جابجایی ها صدایی را انتخاب کرد. در پایان با انتخاب Apply یا Apply to All تنظیمات به یک اسلاید یا همه اسلاید ها اعمال می شود.

Rehearse Timing
هنگامی که از منوی Slide Show گزینه ی Rehearse Timing را انتخاب می کنیم . برنامه بطوراتوماتیک وارد نمای Slide Show می شود و بالای این نما پنجره ی کوچکی ظاهرمی شود که توسط آن می توان آیتم های درون اسلاید رابرای نمایش زمان گذاری کرد،هم چنین می توان توسط این گزینه زمان نمایش کل اسلایدها راتعیین نمود. به طورمثال 17 اسلاید داریم که می خواهیم در مدت 90 ثانیه نشان داده شود. این زمان را بین اسلایدها تقسیم می کنیم .
بازدن دکمه یNext دراین پنجره زمان برای اسلاید جاری گرفته می شود و به اسلایدبعدی می رویم.
دکمه Pause توقف موقت زمان را روی اسلاید داریم و برای این که مجددا" Timer کارکند کافی است دوباره روی این دکمه بزنیم.

Repeat باعث می شود زمان گذاری از صفر شروع شود. برای مشاهده ی زمان های اسلاید ها کافی است واردنمایslide sorter شویم ، پائین هر اسلاید زمان نمایش اسلایدرا نمایش می دهد.

Custom Animation
این گزینه درمنوی Slide Show دیده می شود و توسط گزینه های آن می توان های درون اسلاید را متحرک سازی نمود و به سادگی نمایش اسلایدها را ازحالت Static به حالت Dynamic تبدیل نمود.
در پنجره ی Custom Animation درقسمت Timing قرار می گیریم. لیست آیتم های موجود در اسلایدجاری دیده می شود که باانتخاب هرکدام آیتم مورد نظر درون اسلاید در پنجره ی کوچکی دراین پنجره دیده می شود تعداد این موضوع ها بستگی به محتویات داخل اسلاید بیشتر باشد طبیعتا لیست ما نیز طولانی تر خواهدبود.
هنگامی که موضوع انتخاب شده وگزینه Animate را فعال کردیم (پیش فرض روی گزینه ی Don’t Animate است(
موضوع درلیست Animation order قرار می گیرد. دراینجا می توان تقدم و تاخر نمایش و انیمیشن شکل ها و موضوعات راتعیین نمود.
اگرخواستیم موضوعی ثابت باشد و انیمیشن نداشته باشد گزینه ی Don’t Animate را برای آن انتخاب می کنیم.

نحوه ی نمایش :
On Mouse Click (1
Automaticaly ( 2
که با انتخاب گزینه ی دوم زمان برحسب ثانیه قابل تنظیم است.
هرکدام از مواردی راکه انتخاب کرده ایم و درقسمت Animation Order قرارگرفته اند را به طور جداگانه می توان جلوه ی خاص بدهیم. این کار را باانتخاب موضوع و سپس از رفتن به برگ نشان effect انجام می دهیم و درلیست Entry Animation یکی یکی جلوه ها را انتخاب کرده و با زدن روی Preview پیش نمایش آن را مشاهده می کنیم تا مورد دلخواه را پیدا کنیم.
این ترتیب را برای تک تک موضوعات داخل اسلاید انجام می دهیم.

صداگذاری روی اسلایدها که 2 حالت دارد.
(1) برای تک تک اسلایدها از قسمت Sound نمونه ای را انتخاب کرده و روی آن اعمال کنیم.
(2) درلیست Sound آخرین گزینه یعنی Other Sound را انتخاب کنیم و صدای موردنظر را از جای دیگر انتخاب کنیم.

نکته: درPower Point از صداهایی می توان استفاده نمودکه پسوند WAV داشته باشند. حال اگربخواهیم موزیکی را روی اسلایدها ازابتدا تا پایان به طور یکنواخت داشته باشیم اولین اسلاید را با Other Sound شروع می کنیم و روی بقیه اسلایدها No Sound راتنظیم می کنیم. به این صورت موزیک به طور یکنواخت پخش می شود. البته باید زمان اجرای موزیک و تعداد اسلاید ها را ازقبل تنظیم کنیم و اگرموزیک زودتراز اسلایدها به اتمام می رسد، دقیقا روی اسلایدی که صدا قطع می شود بعدا ازقسمت Other Sound موزیک راشروع کنیم به این ترتیب مشکلی برای پخش همزمان پیش نمی آید.

در پنجره ی Custom Animation برگ نشان Chart effect هنگامی فعال می شود که دراسلاید ازیک نمودار(Chart ) استفاده کرده باشیم که می توان بسته به نوع نمودارeffect هایی را به آن اعمال نمود.
اگر روی اسلایدRight Click کنیم گزینه ی Slide Layout وApply Design دیده می شود.